Wenn Daten von System zu System wandern müssen
Ein Preis ändert sich. Und plötzlich beginnt die Rundreise durch sämtliche Systeme. Erst die Warenwirtschaft, dann der Onlineshop, anschließend noch der Marktplatz. Was eigentlich mit einer kleinen Änderung erledigt sein sollte, wird zur wiederkehrenden Fleißarbeit. Besonders ärgerlich: Die Information ist längst vorhanden. Sie kommt nur nicht automatisch dort an, wo sie gebraucht wird. Und das betrifft längst nicht nur den E-Commerce. Auch in Verwaltung, Vertrieb, Logistik oder Produktion werden häufig dieselben Informationen in unterschiedlichen Anwendungen benötigt. Ob Kundendaten, Artikelinformationen, Preise oder Auftragsdaten: Wo Systeme nicht ausreichend miteinander kommunizieren, übernehmen Menschen den Datenaustausch. Das funktioniert. Zumindest so lange, bis eine Änderung vergessen wird, ein Wert falsch übertragen wird oder die Anzahl der Datensätze wächst.
Warum werden dieselben Daten überhaupt mehrfach gepflegt?
Kaum ein Unternehmen startet mit einer vollständig durchgeplanten Systemlandschaft. Eine Warenwirtschaft ist bereits vorhanden. Später kommt ein CRM hinzu, ein Onlineshop wird eingeführt oder eine spezialisierte Software übernimmt bestimmte Aufgaben. Jede Anwendung erfüllt ihren Zweck. Doch nicht immer wachsen die Verbindungen zwischen den Systemen mit. So entstehen Situationen, in denen Informationen zwar an mehreren Stellen gebraucht werden, aber nicht automatisch ausgetauscht werden können. Die häufigsten Ursachen sind:
- Fehlende Verbindungen: Anwendungen tauschen keine Daten aus. Informationen müssen manuell übertragen werden.
- Unvollständige Schnittstellen: Bestimmte Daten werden synchronisiert, andere müssen weiterhin einzeln gepflegt werden.
- Dateibasierte Prozesse: Informationen werden regelmäßig exportiert, bearbeitet und wieder importiert.
- Unklare Zuständigkeiten: Mehrere Systeme enthalten dieselben Informationen, aber es ist nicht eindeutig festgelegt, wo Änderungen vorgenommen werden sollen.
- Gewachsene Systemlandschaften: Neue Anwendungen kommen hinzu, während bestehende Datenflüsse unverändert bleiben.
Das Problem sind dabei nicht zwangsläufig die einzelnen Systeme. Oft fehlt schlicht eine zuverlässige Verbindung zwischen ihnen.
Was doppelte Datenpflege im Alltag wirklich kostet
Eine Information zweimal einzugeben, klingt zunächst nicht nach besonders viel Arbeit. Doch was passiert, wenn täglich Hunderte Artikel aktualisiert werden? Wenn mehrere Verkaufskanäle dieselben Daten benötigen? Oder wenn Änderungen zusätzlich geprüft und korrigiert werden müssen?Dann summiert sich der Aufwand. Und die Zeit für die eigentliche Eingabe ist nur ein Teil des Problems.
Mehr Arbeit, ohne echten Mehrwert
Wer dieselben Informationen wiederholt einträgt, erledigt Arbeit, die bereits an anderer Stelle erledigt wurde.
Diese Zeit fehlt für Aufgaben, bei denen menschliches Wissen und Entscheidungen tatsächlich gebraucht werden.
Mehr Eingaben, mehr Fehlerquellen
Jede zusätzliche manuelle Übertragung birgt das Risiko, dass Informationen falsch eingegeben oder Änderungen übersehen werden.
Aus einem Zahlendreher können falsche Preise entstehen. Aus einer vergessenen Aktualisierung werden widersprüchliche Datenstände.
Unterschiedliche Informationen in verschiedenen Systemen
Im CRM steht die neue Kundenadresse, in der Warenwirtschaft noch die alte.
Im Shop wurde ein Preis geändert, während ein anderer Verkaufskanal weiterhin mit dem bisherigen Wert arbeitet.
Solche Abweichungen müssen häufig erst entdeckt und anschließend manuell korrigiert werden.
Mehr Systeme bedeuten mehr Pflegeaufwand
Neue Anwendungen sollen Prozesse verbessern und zusätzliche Möglichkeiten schaffen.
Wenn mit jedem weiteren System aber auch die manuelle Datenpflege zunimmt, entsteht ein Problem: Die Systemlandschaft wächst, die Arbeitsabläufe werden jedoch nicht automatisch effizienter.
Einmal pflegen. Überall aktuell.
Doppelte Datenpflege lässt sich reduzieren, wenn Informationen nur an einer dafür vorgesehenen Stelle geändert und anschließend automatisch an die relevanten Systeme weitergegeben werden. Statt Informationen manuell zwischen verschiedenen Anwendungen zu übertragen, werden die Systeme so miteinander verbunden, dass sie benötigte Daten austauschen können. Ein Beispiel:Ein Artikelpreis wird in der Warenwirtschaft geändert. Die Aktualisierung wird erkannt und an die angebundenen Shops, Marktplätze und weitere Anwendungen übertragen, die diesen Preis benötigen. Die Mitarbeitenden müssen die Änderung nicht mehr in jedem System wiederholen. Dabei geht es nicht darum, sämtliche Daten wahllos an alle Anwendungen zu verteilen. Entscheidend ist, dass die richtigen Informationen zuverlässig dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Welches System hat eigentlich das letzte Wort?
Damit Daten zuverlässig zwischen verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden können, muss eine wichtige Frage beantwortet werden: Welches System ist für welche Information verantwortlich?Hier kommt das sogenannte führende System ins Spiel. Ein führendes System ist die Anwendung, in der bestimmte Informationen verbindlich gepflegt werden. Andere Systeme übernehmen diese Daten, statt sie unabhängig voneinander zu verwalten. Beispielsweise könnte die Warenwirtschaft für Artikelpreise zuständig sein, während Produktbeschreibungen in einem PIM-System gepflegt werden. Das bedeutet allerdings nicht, dass immer ein komplettes System für sämtliche Informationen eines Datensatzes verantwortlich sein muss. Die Zuständigkeiten können auch auf einzelne Datenfelder aufgeteilt werden. So kann beispielsweise eine Kundenadresse aus dem CRM stammen, während andere Informationen zum selben Kunden in einer anderen Anwendung geführt werden. Diese klare Zuordnung wird häufig als Datenhoheit bezeichnet. Sind diese Zuständigkeiten klar definiert und technisch umgesetzt, lassen sich widersprüchliche Änderungen und das gegenseitige Überschreiben von Daten vermeiden.
Systeme verbinden ist nur der erste Schritt
Eine technische Verbindung allein reicht nicht aus, damit Informationen zuverlässig zwischen Anwendungen ausgetauscht werden. Entscheidend ist, welche Daten übertragen werden, in welche Richtung sie fließen und wie unterschiedliche Datenstrukturen aufeinander abgestimmt werden. Auch der Umgang mit fehlgeschlagenen Übertragungen muss geregelt sein, damit Fehler erkannt und behoben werden können. Erst durch klar definierte Datenflüsse wird aus einzelnen Verbindungen ein zuverlässiger Datenaustausch.
Fazit: Weniger Datenpflege, mehr Zeit für wichtige Aufgaben
Doppelte Datenpflege entsteht häufig nicht durch die einzelnen Anwendungen, sondern durch fehlende oder unzureichende Verbindungen zwischen ihnen. Wenn klar geregelt ist, welches System für welche Informationen verantwortlich ist und wie Änderungen weitergegeben werden, lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren und Fehlerquellen vermeiden. Denn Informationen sollten nicht mehrfach gepflegt werden müssen, nur weil sie in mehreren Systemen gebraucht werden.
Häufige Fragen zur doppelten Datenpflege
Ein Hinweis sind wiederkehrende Arbeitsschritte, bei denen Mitarbeitende dieselben Informationen in mehreren Anwendungen eingeben oder aktualisieren. Auch regelmäßige Datenexporte, manuelle Abgleiche und nachträgliche Korrekturen können auf unnötige Mehrfachpflege hinweisen.
Dafür können Unternehmen erfassen, wie häufig Informationen mehrfach eingegeben werden und wie viel Zeit diese Vorgänge beanspruchen. Zusätzlich sollten der Aufwand für Kontrollen, Fehlerkorrekturen und verzögerte Abläufe berücksichtigt werden.
Besonders geeignet sind wiederkehrende Prozesse mit hohem manuellem Aufwand, klaren Zuständigkeiten und wenigen Ausnahmen. Wichtig ist außerdem, dass die beteiligten Anwendungen technisch angebunden werden können.
