Im Shop verfügbar, im Lager ausverkauft
Ein Kunde bestellt einen Artikel im Onlineshop. Die Produktseite zeigt „Sofort lieferbar“, die Bestellung wird abgeschlossen und die Bestätigung verschickt.Als die Bestellung im Lager bearbeitet werden soll, fällt auf: Der Artikel ist nicht mehr vorrätig.Dabei wurde der Bestand im Lagerverwaltungssystem längst aktualisiert. Nur im Onlineshop ist diese Änderung nicht angekommen.Das Lagerteam muss den Vorgang klären, der Kundenservice den Kunden informieren und möglicherweise muss die Bestellung storniert werden.Was zunächst wie ein einzelner Bestandsfehler aussieht, hat häufig eine andere Ursache: Die beteiligten Systeme tauschen ihre Informationen nicht zuverlässig aus.
Warum stimmen die Bestände zwischen Shop und Lager nicht überein?
Im E-Commerce werden Bestandsinformationen häufig von mehreren Systemen verarbeitet. Der Onlineshop verkauft Produkte, das ERP verwaltet Bestellungen und Warenbewegungen, während die Lagerverwaltung den tatsächlichen Warenbestand erfasst.Damit alle Anwendungen mit den richtigen Informationen arbeiten können, müssen Bestandsänderungen zuverlässig zwischen ihnen ausgetauscht werden.Doch genau hier entstehen häufig Schwierigkeiten. Dafür gibt es fünf typische Ursachen.
1. Bestandsänderungen kommen zu spät an
Ein Artikel wird verkauft oder aus dem Lager entnommen. Im Lagerverwaltungssystem ist die Änderung bereits erfasst, im Onlineshop steht jedoch weiterhin die alte Menge. Das passiert beispielsweise, wenn Systeme ihre Daten nur in bestimmten Zeitabständen abgleichen. Zwischen zwei Aktualisierungen können weiterhin Bestellungen eingehen, die auf einem veralteten Bestand basieren.Je mehr Verkaufskanäle beteiligt sind, desto größer kann dieses Risiko werden.
2. Mehrere Systeme verwalten denselben Bestand
Was passiert, wenn sowohl der Onlineshop als auch das ERP eigenständig Bestandszahlen verändern?Ohne klare Zuständigkeiten können unterschiedliche Werte entstehen. Besonders dann, wenn Änderungen aus mehreren Richtungen übertragen werden und nicht eindeutig geregelt ist, welcher Datenstand maßgeblich ist.Deshalb sollte feststehen, welches System für welche Informationen verantwortlich ist.
3. Fehler bei der Datenübertragung bleiben unbemerkt
Nicht jede fehlgeschlagene Synchronisation wird sofort erkannt. Eine unterbrochene Verbindung, ein fehlerhafter Datensatz oder ein technisches Problem kann dazu führen, dass eine Bestandsänderung nicht korrekt übertragen wird. Fehlen Kontrollen, fällt der Fehler möglicherweise erst auf, wenn eine Bestellung nicht mehr erfüllt werden kann.
4. Lagerbestand und verkaufbarer Bestand werden verwechselt
Nur weil zehn Artikel im Lager liegen, müssen nicht automatisch zehn Artikel verkauft werden können.Ein Teil der Ware kann bereits für andere Bestellungen reserviert, beschädigt oder aus anderen Gründen nicht verfügbar sein. Wenn die beteiligten Systeme solche Informationen unterschiedlich berücksichtigen, entstehen abweichende Bestandsanzeigen, obwohl die Datenübertragung technisch funktioniert.
5. Zusätzliche Verkaufskanäle erhöhen die Komplexität
Viele Unternehmen verkaufen längst nicht mehr ausschließlich über einen Onlineshop. Hinzu kommen Marktplätze wie Amazon oder Kaufland, weitere Shops oder der stationäre Handel. Wird ein Produkt über einen dieser Kanäle verkauft, muss die Bestandsänderung auch in den anderen relevanten Systemen berücksichtigt werden. Je mehr Anwendungen beteiligt sind, desto wichtiger wird ein zentral abgestimmter Datenaustausch.
Welche Folgen haben unterschiedliche Bestandszahlen?
Ein falscher Lagerbestand wirkt auf den ersten Blick wie ein kleines Datenproblem. Im alltäglichen Geschäft kann er jedoch eine ganze Reihe von Schwierigkeiten auslösen.Überverkäufe und LieferverzögerungenWenn ein Onlineshop Produkte anbietet, die tatsächlich nicht mehr verfügbar sind, können Bestellungen nicht wie geplant erfüllt werden. Lieferungen verzögern sich oder müssen im schlimmsten Fall storniert werden.Zusätzlicher Aufwand für MitarbeitendeFehlerhafte Bestände müssen überprüft, Bestellungen korrigiert und Kunden informiert werden. Was eigentlich automatisiert ablaufen sollte, verursacht plötzlich zusätzliche Arbeit im Lager, Kundenservice und Vertrieb.Unzufriedene KundenWer ein vermeintlich verfügbares Produkt bestellt, erwartet eine zuverlässige Lieferung. Verzögerungen und nachträgliche Stornierungen können das Vertrauen beeinflussen und dazu führen, dass Kunden beim nächsten Mal eine andere Möglichkeit für eine Bestellung suchen.Schwierigkeiten bei Einkauf und PlanungUnzuverlässige Bestandsinformationen erschweren auch interne Entscheidungen. Wenn nicht klar ist, welche Produktmengen tatsächlich verfügbar sind, werden Nachbestellungen, Warenplanung und Disposition unnötig kompliziert.Das eigentliche Problem ist deshalb nicht nur eine falsche Zahl im Onlineshop. Es sind die zusätzlichen Prozesse und Folgen, die entstehen, nur weil die beteiligten Systeme nicht mit den gleichen verlässlichen Informationen arbeiten.
Wie lassen sich Bestände zwischen Shop, ERP und Lager synchronisieren?
Wie eine zuverlässige Bestandssynchronisation in der Praxis aussehen kann, zeigt ein einfaches Beispiel.
Praxisbeispiel: Ein Artikel wird aus dem Lager entnommen
Stellen wir uns vor, ein Unternehmen verkauft seine Produkte über einen Onlineshop und verwaltet die Waren in einem separaten Lagerverwaltungssystem.Ein Mitarbeiter entnimmt fünf Artikel aus dem Lager. Der verfügbare Bestand verändert sich entsprechend. Damit der Onlineshop anschließend die richtige Menge anzeigen kann, muss diese Änderung auch dort ankommen.Mit einer zentralen Datenintegration könnte der Ablauf so aussehen:
- Bestandsänderung erfassen: Die Lagerverwaltung registriert die Entnahme in ihrem System und aktualisiert den entsprechenden Bestand.
- Änderung erkennen: Die Integrationsplattform erkennt den neuen Datenstand, beispielsweise über ein Ereignis oder eine regelmäßige Abfrage.
- Daten verarbeiten: Die Bestandsinformationen werden dem richtigen Artikel zugeordnet und bei Bedarf in das benötigte Datenformat umgewandelt.
- Änderung weitergeben: Die aktualisierten Daten werden an das ERP und den Onlineshop übertragen, sofern diese Systeme die jeweiligen Informationen benötigen.
- Übertragung kontrollieren: Die Verarbeitung wird protokolliert. Treten Fehler auf, können diese nachvollzogen und gezielt behoben werden.
So entsteht ein geregelter Datenfluss zwischen den verschiedenen Anwendungen, ohne dass Mitarbeitende die Bestände in jedem System einzeln aktualisieren müssen.
Worauf kommt es bei einer zuverlässigen Synchronisation an?
Damit dieser Ablauf auch im täglichen Betrieb funktioniert, sollten Unternehmen drei grundlegende Voraussetzungen schaffen.Klare Zuständigkeiten für die DatenEs muss eindeutig geregelt sein, welches System für welche Bestandsinformationen maßgeblich ist. So wird verhindert, dass sich unterschiedliche Anwendungen mit widersprüchlichen Werten gegenseitig überschreiben.Automatisierte und abgestimmte DatenübertragungBestandsänderungen sollten passend zu den jeweiligen Geschäftsprozessen übertragen werden. Dabei spielen Aktualisierungsintervalle, Reservierungen und die Verarbeitung gleichzeitiger Bestellungen eine wichtige Rolle.Nachvollziehbare Prozesse und FehlerkontrolleAuch automatisierte Abläufe können scheitern. Deshalb ist es wichtig, Datenübertragungen zu protokollieren und Fehler frühzeitig erkennen zu können. So lassen sich Probleme beheben, bevor sie größere Auswirkungen auf den Verkaufsprozess haben.
Wann ist eine zentrale Datenintegration sinnvoll?
Eine zentrale Datenintegration koordiniert den Datenaustausch an einer gemeinsamen Stelle. Das kann insbesondere bei komplexeren Systemlandschaften helfen, den Überblick zu behalten und den Aufwand für die Verwaltung einzelner Verbindungen zu reduzieren..Dies kann folgende Vorteile bieten:
- Weniger manueller Aufwand: Bestandsänderungen werden automatisch an die relevanten Systeme weitergegeben.
- Klare Datenhoheit: Es ist eindeutig geregelt, welches System für welche Informationen maßgeblich ist.
- Mehr Transparenz: Datenübertragungen und mögliche Fehler lassen sich nachvollziehen.
- Einfachere Erweiterung: Neue Anwendungen oder Verkaufskanäle können in bestehende Datenflüsse eingebunden werden, ohne sämtliche Verbindungen neu aufbauen zu müssen.
Ob eine direkte Schnittstelle oder eine zentrale Integrationslösung sinnvoller ist, hängt z.B. von der Anzahl der beteiligten Systeme, den Geschäftsprozessen und den technischen Anforderungen ab.Entscheidend ist, wie zuverlässig die Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden und nicht, wie viele Schnittstellen ein Unternehmen einsetzt.
Fazit: Zuverlässige Bestandsdaten beginnen zwischen den Systemen
Ein verlässlicher Warenbestand ist mehr als eine aktuelle Zahl. Entscheidend ist das Zusammenspiel der Systeme, damit Bestandsänderungen richtig verarbeitet werden und alle Beteiligten mit den Informationen arbeiten können, die sie benötigen.Denn selbst der genaueste Lagerbestand hilft wenig, wenn der Onlineshop nichts davon weiß.
Häufige Fragen zur Bestandssynchronisation
Unterschiedliche Bestände entstehen häufig durch verzögerte Datenübertragungen, fehlerhafte Synchronisationen oder unterschiedliche Berechnungen der verfügbaren Warenmenge. Auch wenn mehrere Systeme dieselben Bestandsinformationen verwalten, kann es ohne klare Zuständigkeiten zu Abweichungen kommen.
Über geeignete Schnittstellen können Bestandsänderungen automatisch zwischen Lagerverwaltung, ERP und Onlineshop übertragen werden. Je nach Systemlandschaft erfolgt der Abgleich in festgelegten Zeitintervallen oder ereignisbasiert, beispielsweise über Webhooks.
Der Lagerbestand beschreibt die physisch vorhandene Warenmenge. Der verfügbare beziehungsweise verkaufbare Bestand berücksichtigt zusätzlich beispielsweise Reservierungen, bereits zugeordnete Bestellungen oder nicht verkaufbare Artikel. Die genaue Berechnung hängt von den eingesetzten Systemen ab.
Eine zuverlässige Bestandssynchronisation, abgestimmte Reservierungsprozesse und möglichst zeitnahe Bestandsaktualisierungen können das Risiko von Überverkäufen deutlich reduzieren. Besonders wichtig ist, dass auch gleichzeitig eingehende Bestellungen korrekt berücksichtigt werden.
Eine zentrale Datenintegration kann sinnvoll sein, wenn Bestandsinformationen zwischen mehreren Shops, ERP-Systemen, Lagerverwaltungen oder Marktplätzen ausgetauscht werden müssen. Sie ermöglicht eine koordinierte Datenübertragung und erleichtert die Überwachung der beteiligten Prozesse.
